Вернувшись с одной из конференций, организованной так сказать, "своими силами" (без привлечения профессинальных организаторов -прим. авт.), сразу захотелось написать пару строчек о том, КАК НЕ НАДО ДЕЛАТЬ!))) Я думаю, что прочитав мой очерк, многие заказчики, наконец, поймут, для чего нужны люди, которые разбираются в различного рода оборудовании и в Конференц-сервисе в общем!
И так, начнем!
Если Вы – серьезная компания, успешно развивающаяся на рынке страны, Вам совсем не обязательно выбирать престижный отель на ЮБК, зачем? Ведь в селе близ какого-нибудь ПГТ есть замечательный Дом Культуры или Большая столовая, в которой можно договориться за символические деньги с Марией Ивановной, знакомой Петра Васильевича! Ведь это же Ваш имидж, не забывайте!
Идем дальше! Если Вы все-таки решили не падать в грязь лицом и, посоветовавшись со знакомыми, проводивших подобные мероприятия, или с помощью профессионалов выбрали место достойное для проведения вашей конференции, то это совсем не значит, что вы уже на вершине Олимпа! Вас ждет ряд подводных камней, о которых не стоит забывать.
Например:
На вашем мероприятии выступают докладчики с подготовленным видео материалом или слайдами в PowerPoint, то совершенно не обязательно продумать на чем и как это будет транслироваться, зачем? Они ведь опытные лекторы, пускай на пальцах все расскажут! А весь подготовленный материал, на который потрачено куча времени, ведь можно потом всем участникам на почту разослать!
О боги! У Вас в офисе компании есть собственный проектор и экран на треноге! А ваш айтишник сто раз собирал его в офисе. Конечно это идеальное решение проблемы! А то, что зал рассчитан на сто и более человек и мощность проектора рассчитана на помещение в сорок квадратов, а лампа в проекторе давно отслужила свой срок и на экране, который и так еле виден последним рядам, видны только размытые пятна. Зачем? Мы же экономим! )) А эти изящно раскиданные по полу провода и удлинители! Они совсем не портят картинку, нет, что вы! А проектор, который стоит на стульчике, и рядом сидит бедный айтишник, который без понятия какие презентации идут по очередности и что от него все хотят! А элементарное устройство под названием Презентер? Не? Не слышали?
Ведь стоило обратиться к профессионалам и взять экран с обратной проекцией, плазменные панели для задних рядов, техников, которые четко следят за очередностью выступлений и позаботились о том, чтобы собрать весь материал заранее и многое другое, но нет, мы экономим! Мы перспективная компания, которая все может сама!
А тайминг? Пускай каждый лектор выступает, сколько ему заблагорассудится! Ведь и лекторы, и аудитория могут потерпеть, никто никуда не торопится! Да и участникам конференции, которым это действительно нужно совсем не обязательно сходить в уборную, или подкрепиться на кофебрейке, они же заплатили деньги, пускай терпят.
Вспомним о звукоусилительной аппаратуре! Привезите нам две колонки, чтобы было слышно или давайте возьмем у музыкантов из соседнего ресторана! Кого слышно, где слышно, какой зал по величине, какая мощность колонок, в какой микрофон будет разговаривать докладчик, какое расстояние между колонками, где будет сидеть звукооператор, если конечно это не тот же самый восьмирукий айтишник, который еще и слайды одновременно переключает?)) Или поставить шнуровой микрофон на стойке, пускай лектор головой туда-сюда крутит, чтобы еще и шею разминал во время выступления, совместит приятное с полезным!
Обратившись к знающему человеку, сформировав техническое задание, можно избежать всех непредвиденных ситуаций. И вас услышит и поймет каждый участник. И не нужно торопить, дайте человеку выехать на место, и он вам четко обрисует ситуацию и составит смету со всеми нюансами.
Гала-ужин или банкет по окончанию мероприятия! Это вообще отдельная история!))) Мы же экономим!)) Аппаратура же у нас слава богу есть! Вы уже оплатили мониторы, которые предназначены для речи, а сабвуфера – это совсем не нужные колонки, без которых можно обойтись! И так попляшут! А айтишник еще и музыку будет ставить!)))) Он мало того что восьмирукий, еще и музыкальную школу по классу фоно заканчивал!))) Точно справится! А световое оборудование? Что это такое? Для чего? Что за сканера, что за головы, пары, пушки, сценические фермы, к чему это все? Ведь в зале горит свет, который включается и выключается при помощи официантки и выключателя. Или на свадьбе сестры вашего друга у ди-джея был приборчик, который делал зелененьки точечки по залу, давайте нам его, ведь это так прикольно! А «покорим» всех гостей шикарной шоу программой, которую мы нашли в интернете. За 500 $ они делают все! И танцуют и поют, и со своими микрофонами. Профессиональный ведущий проведет эксклюзивные конкурсы с переодеваниями и вареными яйцами! Ведь мы же хотим показать всем, какая мы крутая компания! А в финале один из ТОП-менеджеров достанет из багажника автомобиля скрученные скотчем коробки с пиротехникой, поставит рядом с собственным авто и радостно подожжет, чем, так сказать, и феерически зафиналит мероприятие!
Уважаемые заказчики, это далеко не полный перечень подводных камней, которые вас ожидают во время организации конференции. Лучше обратиться к профессионалам и потратить лишние деньги, чем полностью провалить имиджевое мероприятие вашей компании.
С Уважением Александр Попазов.
Поделись: